Bijlage 1: Kwaliteitscriteria 2.2

De Omgevingsdienst Midden- en West Brabant (OMWB) richt zich op een hoge kwaliteit van haar diensten. Een belangrijk doel van de oprichting van omgevingsdiensten is de kwaliteit van de uitvoering van de taken en de efficiency structureel te verhogen. En middels kennisdeling betere diensten te kunnen verlenen. Middels deze rapportage wil de OMWB aan haar opdrachtgevers laten zien dat (blijvend) aan de kwaliteitseisen wordt voldaan.

De kwaliteitscriteria zijn bedoeld om de uitvoering van vergunningverlening, toezicht en handhaving (de VTH-taken) door gemeenten en provincies in het Omgevingsrecht te professionaliseren en de kwaliteit in de organisatie te borgen. De criteria gaan over proces en kritieke massa. Het voldoen aan de criteria zorgt ervoor dat het bevoegd gezag in staat is om de gewenste kwaliteit en continuïteit te leveren. De set maakt inzichtelijk welke kwaliteit van de VTH-taken burgers, bedrijven en instellingen, maar ook overheden onderling en als opdrachtgevers, mogen verwachten. Door te voldoen aan de criteria zorgt het bevoegd gezag ervoor dat ze in staat is om de gewenste kwaliteit te leveren.

Momenteel wordt uitgegaan van de set Kwaliteitscriteria 2.3. Deze set geeft aan wat de minimale meetlat van kwaliteit (proces én deskundigheid) is waaraan een organisatie moet voldoen. De Kwaliteitscriteria maken onderdeel uit van een palet van meerdere ontwikkelingen binnen en buiten de OMWB. Vanaf januari 2025 zijn de Kwaliteitscriteria geüpdatet naar een 3.0 versie. Deze vormen dan de nieuwe basis van de VTH-verordening en het wettelijk kader. Vanaf januari 2025 zal de OMWB kennis en kunde dus in beeld gaan brengen ten opzichte van de Kwaliteitscriteria (KC) 3.0.

De OMWB heeft bureau Libereaux in de arm genomen om de Kwaliteitscriteria structureel in de organisatie te borgen en de mate van robuustheid op deze KC 2.3 in beeld te brengen. Libereaux is landelijk erkend om werkervaring ten opzichte van de Kwaliteitscriteria te valideren. Jaarlijks wordt er een actualisatieslag uitgevoerd, wat resulteert in continu inzicht in aanwezige deskundigheid en ontwikkelbehoeften ten opzichte van de dan geldende eisen van de Kwaliteitscriteria. 

Onderliggende rapportage zoomt in op de robuustheid van de OMWB-medewerkers op het onderdeel ‘deskundigheid’, met daarin de belangrijkste conclusies, werkwijze en vervolgacties. Daarbij wordt er een link gelegd met de procescriteria en de door-ontwikkeling op het gebied van vaardigheden in relatie tot onder meer de Omgevingswet. Hiermee is deze rapportage niet alleen een verantwoordingsdocument, maar spreekt het ook een ambitie uit om blijvend te werken aan de professionaliteit van medewerkers en daarmee de OMWB als organisatie.

Uit de actualisatieslag in 2024 blijkt het volgende:

• De OMWB laat zien robuust te zijn als het gaat om expertise binnen de kwaliteitscriteria. De organisatie toont aan op 19 van de 28 deskundigheidsgebieden genoeg kennis en kunde te hebben (comply);
• Een aantal deskundigheidsgebieden worden belegd bij gemeenten, de Veiligheidsregio of andere omgevingsdiensten. Daarnaast zijn er binnen bepaalde deskundigheidsgebieden samenwerkingsafspraken gemaakt met andere OD’s (6 van 28).
• De organisatie voldoet aan alle deskundigheidsgebieden door middel van ‘comply or explain’. 
• In totaal zijn er nu 232 medewerkers onderdeel van het dashboard. Dat zijn 21 medewerkers meer dan vorig jaar. Het percentage medewerkers die aantonen voldoende ‘deskundig’ (groen) te zijn, bedraagt 88%. Uit de meetgegevens blijkt dat 12% van de medewerkers die nog niet voldoen aan de KC 2.3, en dus op oranje staan, er relatief veel nieuwe medewerkers of hun functie niet geheel raakvlak heeft met het deskundigheidsgebied. De conclusie die hieruit getrokken kan worden is dat er veel specialisme in huis is (één van de pijlers van de Kwaliteitscriteria) en dat bij het aannemen van nieuwe personeel, rekening wordt gehouden met de vereiste criteria.

Uit de nulmeting blijkt het volgende:

• De OMWB laat zien er robuust te zijn als het gaat om expertise binnen de kwaliteitscriteria. De organisatie toont aan op 19 van de 28 deskundigheidsgebieden genoeg kennis en kunde te hebben (comply);
• 8 deskundigheidsgebieden worden uitbesteed (explain);
• De verbeteractie op Groen en ecologie uit de vorige analyse heeft zijn vruchten afgeworpen en is voldoende aangetoond.
• De eindconclusie die uit de monitoring getrokken kan worden is dat er veel specialisme in huis is (één van de pijlers van de Kwaliteitscriteria) en dat bij het aannemen van nieuwe personeel, rekening wordt gehouden met de vereiste criteria.

De OMWB laat werkervaring ten opzichte van de Kwaliteitscriteria valideren door Libereaux, waarvan de werkwijze reeds is toegepast bij meerdere OD’s en RUD’s. Medewerkers van de OMWB werken met digitale e-portfolio’s, waarin zij hun relevante activiteiten, werkervaring, opleiding en aanvullende kennis op één of meerdere deskundigheidsgebieden in kaart hebben gebracht en hebben onderbouwd met ‘bewijsstukken’, zoals diploma’s en voorbeelden van producten die zij leveren. Deze bewijsstukken zijn door Libereaux getoetst, aan de hand van (VRAAK)-criteria, om een zo valide mogelijk beeld te schetsen van de expertise binnen de OMWB. Nadat expertise ten opzichte van een deskundigheidsgebied per individu in beeld is gebracht, zijn er analyses gemaakt van de robuustheid in expertise van de organisatie. Analyses zijn mogelijk middels de VTH-monitor, waarin de gegevens op het gebied van deskundigheid en VTH-taken van alle medewerkers bijeen zijn gebracht en geborgd worden. De conclusies in deze rapportage zijn gebaseerd op deze monitor. Op basis daarvan worden afspraken gemaakt omtrent ontwikkeling en opleidingen in onder meer het Goede Gesprek tussen medewerkers en leidinggevenden. Ontwikkeling die medewerkers doormaken komen weer in de portfolio’s terecht en worden gevalideerd door Libereaux, zodat er een real-time inzicht ontstaat.

Van elke medewerker kan zijn of haar deskundigheidsgebied worden uitgedrukt in een percentage. Er worden 7 variabelen gemeten, die elk een verschillend ‘gewicht’ hebben:

1. Activiteiten tellen voor 40% mee,
2. Werkervaring voor 15%,
3. Basisopleiding voor 20%,
4. Aanvullende opleidingen voor 10%,
5. Basiskennis voor 10% en
6. Diepgaande kennis voor 5%.
7. Frequentie (weegt niet mee in percentage)

De gedachte achter deze percentageverdeling, die landelijk wordt gehanteerd, is dat praktijkervaring (bestaande uit de elementen ‘Activiteiten’ en ‘Werkervaring’) met 55% net iets zwaarder weegt dan kennis en opleiding (bestaande uit de elementen ‘Basisopleiding’, ‘Aanvullende opleidingen’, ‘Basiskennis’ en ‘Diepgaande kennis’) met 45%. Deze wegingsfactoren vormen ook het uitgangspunt voor Vakbekwaamheid: het gaat immers niet over alleen het hebben van de juiste papieren, maar zeker ook over ervaring en kunde. Een medewerker is ‘deskundig’ conform de vth-kwaliteitscriteria als hij of zij voor 75% of meer aan de criteria voldoet. Een deskundigheidsgebied staat op ‘groen’ als er twee of meer medewerkers binnen de OMWB voor minimaal 75% aan de vereisten in het betreffende deskundigheidsgebied voldoen. Ondanks dat de frequentie niet meetelt in het percentage, wordt er aan ieder deskundigheidsgebied wel een uren-eis gesteld. De uren zijn in kaart gebracht aan de hand van het ‘tijdschrijven’ van medewerkers van de OMWB binnen het personeelssysteem. Het aantal medewerkers dat aan de frequentie-eis voldoet, is op basis van het tijdschrijven in kaart gebracht door Libereaux. Deze gegevens zijn in beeld gebracht in onderstaande tabel. De OMWB voert meer (plus)taken uit dan zijn opgenomen in de (landelijke) Kwaliteitscriteria. In de onderstaande conclusies worden alleen de conclusies genoemd van de vereiste criteria van de KC 2.3.

Van zes deskundigheidsgebieden is de taak niet ingebracht bij de OMWB, maar ligt dit bij de opdrachtgever of een andere Omgevingsdienst. Sommige producten van de OMWB zijn wel afhankelijk van de kwaliteit bij de opdrachtgever op dit deskundigheidsgebied. Denk bijvoorbeeld aan een stedenbouwkundige afweging bij een omgevingsvergunning bij het afwijken van het bestemmingsplan.

De vier deskundigheidsgebieden Bouwfysica, Stedenbouw en inrichting openbare ruimte, Exploitatie en planeconomie en Cultuurhistorie worden niet in de dienst gebracht door de Provincie of andere opdrachtgevers (gemeenten). 
Zoals hierboven genoemd wordt een drietal deskundigheidsgebieden die door opdrachtgevers binnen de dienst worden gebracht, uitbesteed aan een andere dienst:

1. Brandveiligheid: belegd bij de Veiligheidsregio Midden- en West Brabant.
2. Constructieve veiligheid: belegd bij de Omgevingsdienst Zuidoost-Brabant
3. Groen & Ecologie (Nb-wet): belegd bij de Omgevingsdienst Brabant-Noord

Voor bovenstaande drie deskundigheidsgebieden is bij deze partneroverheden nagegaan in hoeverre voldaan wordt aan de Kwaliteitscriteria 2.3. 

Een groot aantal medewerkers is op meerdere deskundigheidsgebieden getoetst. Het is mogelijk dat zij op hun eerste deskundigheidsgebied groen scoren, terwijl zij oranje scoren op hun tweede deskundigheidsgebied. Omdat deze medewerkers voldoen aan minimaal één deskundigheidsgebied, worden zij beschouwd als voldoende deskundig (groen). Het aantal getoetste deskundigheidsgebieden hierboven hoeft dus niet overeen te komen met het aantal medewerkers. 

Tot slot wordt hierbij opgemerkt dat de uren van extern ingehuurde medewerkers buiten beschouwing gelaten zijn. De OMWB kiest ervoor om deze verantwoordelijkheid bij de inhuur partij neer te leggen als vereiste bij de inkoop.

Het VTH-dashboard bevat in 2024 de gegevens van 231 medewerkers van de OMWB. Medewerkers die zich binnen het primaire proces bezighouden met zogeheten ‘plustaken’, zoals, vuurwerk, ontgrondingenwet en APV, vallen niet onder één of meerdere deskundigheidsgebieden uit de KC 2.3. Om die reden maken deze medewerkers geen onderdeel uit van de huidige nulmeting. Dit geldt ook voor medewerkers die buiten het primaire proces vallen. Het gaat hier bijvoorbeeld om coördinerende, beleidsmatige, administratieve en ondersteunende functies. Hoewel deze medewerkers niet onder de KC 2.3 vallen, krijgen zij wel de beschikking over een e-portfolio.

Van de 232 medewerkers die verwerkt zijn in het de VTH-monitor is geanalyseerd wat hun basisopleidingsniveau is. Van  deze medewerkers zit 88% op het relevante hbo- of wo- niveau en 12 % op het relevante MBO-niveau. Een aantal medewerkers heeft een EVC-traject gevolgd. Deze beschikken niet over een relevant en erkend hbo-diploma, maar hebben wel hbo werk- en denkniveau aangetoond. Tevens blijkt uit de meetgegevens dat 12% van de medewerkers er relatief veel nieuwe medewerkers of hun functie niet geheel raakvlak heeft met het deskundigheidsgebied.

De conclusie die hieruit getrokken kan worden is dat er veel specialisme in huis is (één van de pijlers van de Kwaliteitscriteria) en dat bij het aannemen van nieuwe personeel, rekening wordt gehouden met de vereiste criteria.

Bij de actualisatie op de Kwaliteitscriteria in 2024 laat de OMWB zien voldoende robuust te zijn ten opzichte van de Kwaliteitscriteria. 

Bij de actualisatie op de Kwaliteitscriteria in 2024 laat de OMWB zien, ten opzichte van de Kwaliteitscriteria 2.3, er  goed voor staat. De organisatie is binnen 21 deskundigheids-gebieden erg robuust als het gaat om kennis en kunde ten opzichte van de Kwaliteitscriteria. Voor één deskundigheidsgebied dient de organisatie verbeteracties toe te passen. Op basis van de analyse op de kenniselementen wordt samen met de
afdeling HRM een uitvraag gedaan naar de opleidingsmarkt. Omdat er nauwkeurig in beeld is gebracht wie wat nog moet doen, wordt hierop een efficiencyslag verwacht. Ook wordt er gekeken naar een mogelijke samenwerking met de partners. Daarnaast levert de OMWB voor het beoordelen van de frequentie een uitdraai: “Kritieke massa Frequentie geschreven uren OMWB” Dit geeft een goed en waarheidsgetrouw overzicht van de continuïteit ( frequentie).

Het e-portfolio Ditkanik.nu wordt door de medewerkers bijgehouden; (nieuwe) bewijsstukken en certificaten worden geüpload en gedeeld met de teammanager. Het vormt de basis voor ontwikkeling. Ook de medewerkers die niet onder een deskundigheidsgebied van de Kwaliteitscriteria vallen kunnen hun e-portfolio bijhouden en aanvullen. Verder zal de VTH-monitor onderhouden worden en mutaties doorgevoerd, zodat de OMWB blijvend kan aantonen te voldoen aan de Kwaliteitscriteria.