Bedrijfsvoering

Deze paragraaf gaat in op de activiteiten van de afdeling Bedrijfsvoering tot en met de maand juli 2024. Deze afdeling zorgt voor goede financiële- en HRM-processen, een adequaat functionerende ICT-omgeving, een communicatieve organisatie en een degelijke facilitaire ondersteuning. Daarnaast heeft de afdeling de beschikking over adviseurs die de organisatie bijstaan rondom vraagstukken op bedrijfsvoeringthema’s.

In dit hoofdstuk geven we de stand van zaken van eerder aangekondigde grotere ontwikkelingen. 

In januari 2022 startten we met het programma “van goed naar beter”. Met dit OMWB -brede programma zetten we in op effectiever werken, zodat we meer en betere kwaliteit kunnen leveren voor hetzelfde geld, en dat we ons tegelijkertijd als dienst verder ontwikkelen (lerende organisatie). We sluiten het programma in 2024 af. Net als in voorgaande jaren stelden we een faseplan op met een uitwerking van alle activiteiten voor 2024. 

De realisatie van de doelen en baten van de deelprojecten verloopt vooralsnog volgens planning. In 2024 zijn geen nieuwe projecten gestart. Het doel is om de nog lopende projecten rond de zomer af te ronden en afgeronde projecten op te leveren. Het project Samenwerking deelnemers en toegankelijkheid in-en externe digitale dossiers is een uitzondering. Dit project zal doorlopen in 2025. In het tweede kwartaal van 2024 leverden we vijf projecten op waarmee het resultaat van het programma staat op in totaal € 1,9 miljoen (beoogde besparingspotentieel was € 1,7 miljoen).

Als onderdeel van de professionalisering van de organisatie startten we een programma kwaliteitsmanagement op. Het doel van dit programma is om de kwaliteit van de organisatie in de breedste zin van het woord te verhogen én te borgen. Denk hierbij aan proces- en productkwaliteit, klanttevredenheid, risicomanagement en medewerkerstevredenheid. 

In 2022 legden we de basis met een aanbevelingennotitie met richtinggevende uitspraken en vond de aankoop van een ondersteunende applicatie (Arrix) plaats Deze applicatie is de basis van waaruit aan kwaliteitsverbetering gewerkt gaat worden, met name op de processen. 

De status van de voorgenomen ontwikkelingen voor 2024 is als volgt:

• Opstart en ontwikkeling kwaliteitsmanagementsysteem (KMS)

De opzet van KMS is erop gericht om een continue verbetering van processen en bijbehorende documenten te faciliteren. Het systeem is inmiddels operationeel en vanuit de documenten, die in eerste instantie in het systeem zijn vastgelegd, werken we aan een verbeterslag van de inhoud. Met alle teams lopen overleggen en acties om de documentatie verder te structureren en waar nodig te corrigeren c.q. aan te vullen. Belangrijk onderdeel van deze exercitie is het aansluiten van de structuur in het KMS aan de product diensten catalogus (PDC) en de processen binnen teams zoals deze binnen OMWB actief zijn.

• Verdere ontwikkeling directiebeoordeling

Dit instrument houdt in dat het kern MT op een gestructureerde wijze op basis van de PDCA-cyclus driemaal per jaar gaat beoordelen of het kwaliteitsmanagementsysteem van OMWB geschikt, toereikend, en doeltreffend is om de strategische doelen te bereiken. Inmiddels bestaat er een dashboard waarin alle voor de organisatie belangrijke doelstellingen staan weergegeven. Dit dashboard is voor het eerst direct gekoppeld aan de begroting van OMWB waardoor een eenduidig beeld ontstaat van de ontwikkelingen in de organisatie met bijbehorende consequenties voor de financiële resultaten. We bespreken dit dashboard maandelijks met de teammanagers. Dit om gepaste acties te bepalen om de gestelde doelen ook daadwerkelijk te realiseren. Het dashboard gaat de basis vormen voor de directiebeoordeling. Hiermee realiseren we dat het "beoordelen en verklaren van resultaten" langzaam verschuift naar "sturen om de gewenste resultaten ook daadwerkelijk te behalen".  

• Opzet en uitvoering medewerkerstevredenheidsonderzoek 

Het meten van medewerkerstevredenheid is een systematisch proces waarbij organisaties de personeelstevredenheid, betrokkenheid en ervaringen van medewerkers evalueren. Medewerkerstevredenheid verwijst naar hoe tevreden medewerkers zijn met hun werk en werkomgeving. Medewerkerstevredenheid draagt bij aan hogere productiviteit, lager verloop, een positieve bedrijfscultuur en daarmee aan de (mate van) kwaliteit van de organisatie als geheel. 

Vanuit het afdelingshoofd bedrijfsvoering starten we samen met de manager HRM een medewerkerstevredenheidsonderzoek op. Het doel is om dit halfjaarlijks te herhalen om zo de ontwikkelingen te kunnen volgen.

• Opzet klanttevredenheidsmeting

De OMWB voert taken in opdracht van klanten uit. Het (gestructureerd) uitvragen van de ervaringen van onze klanten (lees: onze deelnemers) over onze dienstverlening vormt belangrijke input voor het verder verbeteren  van diezelfde dienstverlening. In 2024 gaan we gezamenlijk met de deelnemers werken aan een methodiek om de klanttevredenheid te meten.  In afwachting van de resultaten van de directiebeoordeling van 29 augustus 2024 bekijken we hoe we het een en ander insteken.

• Update naar kwaliteitscriteria 3.0.

Tegelijkertijd met de ingang van de Omgevingswet zijn de kwaliteitscriteria geüpdatet naar versie 3.0. Op dit moment vindt de consultatiefase plaats. Momenteel is er nog onvoldoende duidelijkheid over de invoering van kwaliteitscriteria 3.0. Gezien het feit dat de OMWB de zaken op orde heeft, voorzien we weinig problemen bij de implementatie van de hernieuwde kwaliteitscriteria.  

Het programma Strategisch HRM kent vier pijlers, namelijk cultuur en leiderschap, recruitment, loopbaanontwikkeling, en vitaliteit. Hierdoor is de organisatie innovatief en wendbaar en bovendien aantrekkelijk om voor te werken.

Het jaar 2024 staat in het teken van het uitwerken van het programma. Het vitaliteitsbeleid is eerder vastgesteld en is in Q1 2024 geïmplementeerd. Hieruit vloeien diverse acties voort, zoals de introductie van het portaal OMWB Vitaal, de vitaliteitskalender en een training vitaal leiderschap voor leidinggevenden (in Q1). Desondanks bedraagt het ziekteverzuim in de eerste maanden hoger dan verwacht. Naast een aantal personen met langdurig verzuim was er sprake van veel kortdurend verzuim door griep en corona. Vanaf april daalt het verzuim. Over heel 2024 bedraagt het gemiddelde verzuim tot en met juli 6,21%. 

Voor recruitment gaat de OMWB verder op de eerder ingezette koers. Denk hierbij aan de wervingscampagne ‘Kijk om je heen’ met de daarbij behorende middelen, het inzetten van job marketing en het opbouwen van contacten bij opleidingsinstanties. Op het moment van schrijven staan er 13 vacatures open. De cijfers laten zien dat onze inspanningen zich uitbetalen. Uit onderzoek blijkt dat de diverse websites goed worden bezocht en dat in verhouding met andere organisaties veel mensen op een vacature reageren. Een recordaantal van meer dan 50 geïnteresseerden bezochten onze inhouse-dag waar ze kennismaakten met de OMWB als werkgever . Dit alles laat zien dat de OMWB als werkgever in de picture staat.

In het kader van loopbaanontwikkeling in 2024 startten we met een nieuw opleidingstraject voor aspirant toezichthouders. Hiermee bieden we voor een aantrekkelijke instapfunctie voor young professionals, die op termijn kunnen doorstromen naar diverse andere functies binnen de organisatie.

Het cultuur en leiderschapstraject is in 2023 formeel afgerond. Om de beweging voort te zetten staat er een ondersteuningsstructuur met basecamps voor intervisie en twee TOP-dagen voor leidinggevenden.

ICT
Afgelopen jaren heeft de OMWB haar informatielandschap gemoderniseerd (project 'SPEER'). Dit leidde tot het in korte tijd implementeren van nieuwe informatiesystemen en het versneld werken in 'de cloud'. Dit heeft impact op de medewerkers en onze manier van werken. We hebben nu altijd en overal onze informatie beschikbaar wat ons in staat stelt om efficiënt en effectief samen te werken binnen en buiten onze organisatie. Het vraagt echter de nodige vaardigheden om hier op een goede, veilige en efficiënte wijze mee om te gaan. Komende jaren werken we daarom aan het stapsgewijs verhogen van onze algemene digitale vaardigheden. In Q2 2024 startte hiervoor een meerjarig programma.

Functioneel beheer
Eind 2023 is de OMWB overgegaan naar het nieuwe VTH-systeem Rx.Mission. De overgang is inmiddels succesvol afgerond. De komende tijd werken we verder aan het standaardiseren en optimaliseren van onze processen en dienstverlening. Dit om onze inwoners, bedrijven en deelnemers nog beter van dienst te zijn en te voldoen aan geldende wet- en regelgeving (o.a. BIO/NIS2, AVG, Archiefwet, Wet open overheid, Wet Modernisering Elektronisch Bestuurlijk Verkeer). Dit is een continu proces, dat veel tijd, capaciteit en aandacht vraagt van de organisatie. 

Datagedreven werken
In 2024 is het programma datagedreven werken opgezet. Het programma is erop gericht om de inspanningen op het gebied van het verzamelen, ontwikkelen en toepassen van data en de daaruit verkregen informatie organisatiebreed en in samenhang voort te brengen. In het programma zoeken we de balans tussen enerzijds het ontwikkelen van informatieoplossingen, en anderzijds het inrichten van de noodzakelijke processen, taken en rollen om het datagedreven werken op robuuste wijze te kunnen implementeren in onze organisatie. De gedachte is dat het programma op termijn opgaat in de reguliere werkwijze van de OMWB onder de bestaande lijnverantwoordelijkheid.

In Q3 2024 wordt het programmaplan opgeleverd. Als onderdeel van het programma starten we binnen de bestaande kaders al wel activiteiten op, zoals het trainen van medewerkers in datageletterdheid (het omgaan met data). Daarnaast bouwen we verder aan het toekomstbestendig maken van ons data-omgeving. In de begroting 2025 is budget voor een extra BI-engineer opgenomen. 

Geografisch informatiesysteem (GIS)
Na het opleveren van het rapport met betrekking tot de toekomstige GIS ontwikkeling staat in de begroting 2025 een voorstel om de GIS organisatie te professionaliseren. We voorzien een toename van 2,5 fte schaal 10/11  met bijkomende licentiekosten van ongeveer 100.000 euro. In de eerste helft van 2024 is een Europese aanbesteding voorbereid. Het Algemeen Bestuur heeft onlangs de begroting 2025 goedgekeurd waarmee de aanbesteding doorgang kan vinden.

Robotic Process Automation (RPA)
RPA is software die repeterende taken automatiseert. Begin 2024 is het team verder uitgebreid met een ontwikkelaar en een business analist. Dit is in de tweede begrotingswijziging geformaliseerd en in de Programmabegroting 2025 structureel opgenomen binnen de reguliere exploitatie. De eerste helft van 2024 stond in het teken van de opbouw van het team en het ophalen van wensen en behoeften. Inmiddels zijn er al meerdere robots 'aan het werk'. De potentie op dataopbouw en efficiënter laten verlopen van processen is groot, zo leert de ervaring tot nu toe. Dit blijkt ook uit de contacten met andere omgevingsdiensten die op het gebied van RPA al verder zijn. Hierin vindt sinds dit jaar ook periodiek kennisuitwisseling plaats.

Informatiebeveiliging
Doel van de OMWB is om te voldoen aan de voor ons geldende eisen gesteld in de Baseline Informatiebeveiliging Overheid (BIO). Daarnaast nam het Europees Parlement een voorstel aan voor een verordening die strengere regels gaat vaststellen voor cyberbeveiligingsverplichtingen, risicobeheer, rapportageverplichtingen en het delen van informatie (NIS-2). Deze wetgeving kent veel overeenkomsten met de ons bekende BIO. De eisen hebben onder meer betrekking op incidentenbehandeling, beveiliging van de toeleveringsketen, encryptie en openbaarmaking van kwetsbaarheden. Alle middelgrote en grote ondernemingen in bepaalde sectoren gaan onder de wetgeving vallen. Zoveel mogelijk overheids- en openbare instanties moeten binnen het toepassingsgebied van de richtlijn vallen. 

Eind 2023 is onder leiding van onze Chief Information Security Officer (CISO) een nulmeting uitgevoerd met als doel om in ieder geval te voldoen aan de minimale eisen die de BIO stelt. Uit de resultaten van de meting hebben we een aantal aandachtspunten geformuleerd en geprioriteerd. Hieruit bleek dat we de aandachtspunten niet zonder extra inzet van medewerkers kunnen oppakken. In de tweede begrotingswijziging bevindt zich een uitbreiding in de vorm van een Information Security (ISO) en Privacy Officer (PO). De information security officer is reeds geworven en start per september. Het wervingsproces van de privacy officer loopt nog. De verwachting is dat we het 'beveiligingsteam' eind 2024 compleet hebben. 

De huidige werkplekomgeving (onder andere de huidige indeling in kantoortuinen) voldoet niet meer. De OMWB gebruikt het pand nu 11 jaar en diverse onderdelen (vloerbedekking en dergelijke) zijn aan vervanging toe. Zo geldt er inmiddels een verkoopverbod op de TL-verlichting die we in ons kantoor gebruiken. De ervaringen in de coronatijd leerden ons bovendien dat medewerkers vaker thuiswerken en digitale vergaderingen een vast onderdeel van het werk vormen. Inhoudelijke ontwikkelingen, zoals de Omgevingswet, maken dat we moeten kijken naar een goede manier van (samen-)werken met deelnemers en partners. Dit leidt ertoe dat een investering in een nieuwe werkplekinrichting nodig is. 

In de eerste helft van 2024 is door een externe partner in samenwerking met medewerkers van de OMWB in drie sessies invulling gegeven aan de toekomstige inrichting van ons pand. Eind maart is een document opgeleverd met daarin een aantal scenario's om de efficiëntie van het gebouw te verbeteren, maar ook de tevredenheid en productiviteit van medewerkers te optimaliseren. Het Dagelijks Bestuur heeft de voorkeur uitgesproken voor het scenario met de minste (financiële) impact. In de begroting 2025 is hiervoor een bedrag van 2 miljoen euro opgenomen. Dit is een taakstellend budget. Inmiddels is gestart met de verdere uitwerking en blijven we met de verhuurder in gesprek om de ontwikkelingen van het totale pand te volgen. 

De OMWB heeft als trekker een belangrijke rol in het gehele proces van totstandkoming van de Wet Gemeenschappelijke Regelingen gespeeld. De definitieve regeling is aan de colleges ter goedkeuring aangeboden. De behandeling in de colleges en raden vond veelal in juni plaats, op uitzondering van drie deelnemers. Zoals het er nu uitziet zal de behandeling bij de laatste deelnemers in de raden en Staten in september plaatsvinden. We verwachten het hele proces  dus snel af te ronden.