Deze paragraaf gaat in op de activiteiten van de afdeling Bedrijfsvoering tot en met de maand augustus 2025. Deze afdeling zorgt voor goede financiële- en HRM-processen, een goed functionerende ICT-omgeving, communicatieve organisatie en degelijke facilitaire ondersteuning. Daarnaast beschikt de afdeling over adviseurs die de organisatie bijstaan rondom vraagstukken op bedrijfsvoeringsthema’s.
In dit hoofdstuk geven we de stand van zaken van eerder aangekondigde grotere ontwikkelingen.
In mei van dit jaar voerde de OMWB het eerste medewerkersonderzoek uit. Dit vormt het startpunt van een continue cyclus voor het monitoren van de medewerkersbetrokkenheid en -tevredenheid. Het onderzoek had een respons van 82% en op basis van de resultaten is de organisatie uitgeroepen tot World Class Work Place. Maar liefst 92% van de medewerkers geeft aan tevreden te zijn over de OMWB als werkgever en 75% voelt zich gewaardeerd binnen de organisatie. We bespreken de resultaten in de teams en maken afspraken over zaken die we kunnen verbeteren, en zaken die behouden moeten blijven.
Het verzuim ligt iets hoger dan de doelstelling, namelijk op 5,4% (in 2025, peildatum 7 augustus). We houden rekening met een verdere toename in de rest van het jaar, gezien de seizoensvariabiliteit. Het voortschrijdend 12-maands gemiddelde laat echter wel een daling zien (van 6,2% op 1 januari naar 5,7%, per peildatum 7 augustus).
De aanbesteding voor een nieuwe arbodienstverlener is afgerond. Met de nieuwe partij gaan we werken aan een effectieve aanpak van verzuim. Daarnaast investeert de organisatie in preventie. We lanceerden een portaal voor medewerkers met e-health modules op het gebied van mentale gezondheid. Ook organiseerden we workshops op het gebied van voeding, werk-privébalans en werkstress. Er staan nog meer activiteiten op de planning voor het najaar.
Door het aannemen van een recruiter (per januari) kan de organisatie verdere stappen zetten op het gebied van recruitment. Dit is nodig vanwege de krappe arbeidsmarkt, maar ook vanwege het vervangen van zzp'ers door medewerkers in dienst van de OMWB. De kwaliteit en snelheid van werving- en selectieprocedures is vergroot. Tot en met 7 augustus namen we 42 nieuwe medewerkers aan, ten opzichte van een uitstroom van 24. Daarnaast werken we actief aan onze zichtbaarheid en bekendheid als werkgever, door een succesvolle inhouse-dag te organiseren en deel te nemen aan career events bij twee hogescholen en één universiteit.
Geografisch informatiesysteem (GIS)
Enkele maanden later dan gepland is de opdracht voor een nieuw geografisch informatiesysteem gegund. In het derde kwartaal van 2025 starten we met de implementatie van de GIS-software en GEO-database. Daarnaast vulden we één van de twee beschikbare vacatures voor een GIS-specialist in.
Datakwaliteit Omgevingsdossier
De OMWB beschikt op dit moment over circa 80.000 omgevingsdossiers. Het merendeel hiervan betreft milieudossiers, maar hier zitten bijvoorbeeld ook evenementen, bouwwerken, bouwstoffenlocaties en bodemlocaties tussen. Het is belangrijk dat de informatie in het omgevingsdossier actueel, betrouwbaar en volledig is. We constateren echter de kwaliteit dat op dit moment niet op het gewenste niveau ligt. We huren een projectleider in om onze werkwijzen tegen het licht te houden en een plan te maken om de datakwaliteit structureel naar een hoger niveau te brengen.
Toekomstbestendig dataplatform
Een aantal jaar geleden richtte de OMWB een dataplatform in op basis van Azure. In de jaren daarna maakte de OMWB een stevige ontwikkeling door in het datagedreven werken. Door de toenemende hoeveelheid data en de groeiende informatiebehoefte van de OMWB en haar opdrachtgevers ontstaan uitdagingen op het gebied van flexibiliteit, beheersbaarheid en betaalbaarheid van het dataplatform. Afgelopen maanden onderzochten we het neerzetten van een veilig, flexibel, beheersbaar en betaalbaar dataplatform, dat kan voorzien in de huidige én toekomstige ontwikkelingen en informatiebehoefte op het gebied van datagedreven werken. In de tweede helft van 2025 starten we een project om de eerste stappen hierin te zetten. We kijken daarbij ook naar de benodigde capaciteit, kennis en competenties om het dataplatform structureel te beheren en doorontwikkelen.
De huidige werkplekomgeving (onder andere de huidige indeling in kantoortuinen) voldoet niet meer. De ervaringen in de coronatijd leerden ons bovendien dat medewerkers vaker thuiswerken en digitale vergaderingen een vast onderdeel van het werk vormen.
Op dit moment werken we aan een definitief plan voor de indeling en inrichting van het pand, als opmaat voor de aanbesteding. Deze zogenaamde 'stacking' met alle kantoorfuncties hierin opgenomen betreft een proces dat we met medewerkers doorlopen. Dit leidt tot een volledig beeld van de nieuwe werkomgeving. De afronding volgt in september. Tegelijkertijd vond een extern onderzoek plaats naar de staat van de lucht- en koelinstallaties. De resultaten waren positief. Een belangrijke voorwaarde voor onze uiteindelijke investering blijft daarnaast dat de verhuurder blijft investeren in het pand, en dat de onderhandelingen over het nieuwe contract positief verlopen.
Opstart en ontwikkeling kwaliteitsmanagementsysteem (KMS)
Inmiddels zijn we gestart met het verder verbeteren van de kwaliteitsdocumenten en procesbeschrijvingen. Hiervoor maakten we een gedetailleerde projectplanning. We lopen hierin na wat "opstartproblemen" op schema.
De directie-beoordeling verder ontwikkelen
Om de input van de directiebeoordeling verder te optimaliseren en een grotere betrokkenheid vanuit de organisatie te realiseren, begonnen we vanaf maart 2025 met de zogenaamde Kaizen meetings. Hier presenteren de teammanagers op maandbasis de resultaten van hun team. Tevens zoeken we tijdens deze meetings verklaringen voor grote afwijkingen op de diverse KPI's. Een ander belangrijk onderdeel van deze meetings is de voortgang van de acties bepalen, die er uiteindelijk toe moeten leiden dat we de gestelde doelen per KPI daadwerkelijk realiseren. Medio september vindt de eerstvolgende directiebeoordeling plaats.
Opzet klanttevredenheidsmeting
Hierop is nog geen actie ondernomen. Dit staat later in 2025 op de planning.
Update naar kwaliteitscriteria 3.0
De kwaliteitscriteria zijn inmiddels geüpdatet naar versie 3.0. Op dit moment zetten we de eerste stappen in de implementatie van competentiemanagement, dat we als nieuw element aan de kwaliteitscriteria 3.0 toevoegden De benodigde techniek om tot een goede beoordeling over de mate waarin OMWB voldoet aan de kwaliteitscriteria 3.0 is inmiddels aangepast en volop in gebruik. De eerste toetsing of OMWB voldoet aan kwaliteitscriteria 3.0 komt in Q1-2026 tot uitvoering.
De MWB-norm (financieringssystematiek) is sinds een aantal jaar een robuust en transparant financieringsmodel voor een groot gedeelte van de taken van de dienst.
In navolging op de adviezen uit het rapport van de commissie Van Aartsen over de robuustheid van het VTH-stelsel ontstond het Interbestuurlijke Programma (IBP) VTH. Dit omvangrijke programma bestaat uit zes pijlers, waarbij in pijler 1 de financieringssystematiek van omgevingsdiensten één van de onderdelen is. Dit onderwerp is een ingewikkeld proces gezien de huidige diversiteit aan financieringsmethodieken landelijk en de bestuurlijke aandacht. Daarnaast spelen ook ontwikkelingen zoals het GUK en Omgevingswet een rol.
De afspraak staat om met de deelnemers in overleg te gaan over een wellicht hernieuwde financieringssystematiek voor onze regio, met bovenstaand elementen als onderdeel. In juni 2025 vond een eerste ambtelijke verkenning met leden van het P&C panel plaats. Landelijk zien we ook beweging: een werkgroep gaat de impact van de nieuwe systematiek bij omgevingsdiensten in kaart brengen.