Bedrijfsvoering

Deze paragraaf gaat in op de activiteiten van de afdeling Bedrijfsvoering in de eerste maanden van 2023. Het reguliere werk van de afdeling zorgt voor goede financiële processen, goede HRM-processen, een goed functionerende ICT-omgeving, een communicatieve organisatie en een degelijke facilitaire ondersteuning. Daarnaast heeft de afdeling de beschikking over adviseurs die de organisatie bijstaan rondom vraagstukken op bedrijfsvoerings-thema’s.

De OMWB kent een aantal (inhoudelijke) kernthema’s: de Omgevingswet, professionalisering, strategisch HRM, VTHKA-instrumentarium en verkenningen. De afdeling Bedrijfsvoering heeft in deze programma’s en projecten veelal een ondersteunende rol. Enerzijds faciliterend, maar ook adviserend.

In dit hoofdstuk wordt achtereenvolgens stilgestaan bij de inbreng van Bedrijfsvoering bij de kernthema’s, daarna worden er diverse andere ontwikkelingen beschreven.

De ingangsdatum staat op 1 januari 2024. Voor Bedrijfsvoering betekent dit dat de inzet op het gebied van HRM (opleidingen) en communicatie geïntensiveerd is om zo de landing van de gevolgen van de wet binnen de organisatie zo goed mogelijk te begeleiden. De ICT-technische kant van de intrede van de wet is van wezenlijke betekenis. Het Digitaal Stelstel Omgevingswet zal vanaf de ingangsdatum aangesloten en operationeel moeten zijn.

De grootste uitdaging is de update van ons VTH-systeem. We maken op dit moment gebruik van ‘Squit 20/20’. De firma Visma/Roxit heeft naar aanleiding van aanhoudende technische problemen een stap voorwaarts gezet en gaat de applicatie vervangen door een opvolger: ‘Rx.Mission’. De update van ‘Squit 20/20’ naar ‘Rx.Mission’ vindt medio oktober 2023 plaats. Daarna zullen er nog aanpassingen binnen ‘Rx.Mission’ volgen om de applicatie geschikt te maken voor het ondersteunen van de Omgevingswet. Deze aanpassingen moeten op 1 januari zijn doorgevoerd. We lopen nog op schema.

In 2022 is in opdracht van het Algemeen Bestuur het programma ‘Van goed naar beter’ gestart. Dit programma behelst het effectueren van het (financieel) potentieel van het onderzoek naar kosteneffectiviteit van december 2020. Het programma wordt in meerdere fasen uitgewerkt.

Stand van zaken
De cumulatieve financiële effecten van de activiteiten van het programma zijn in 2023 ingeschat op € 1,3 miljoen. In het faseplan van 2023 zijn de activiteiten en hun effecten in detail uitgewerkt, en wordt de voortgang met het bestuur besproken. Het programma loopt op schema en beweegt zich nog steeds in de richting van de gestelde doelen.

Realisatie van inspanningen en resultaten
De inspanningen die afgelopen kwartaal van 2023 zijn verricht komen overeen met de geplande inspanningen. In dit eerste kwartaal zijn er geen projecten opgeleverd. Het gezamenlijke financiële resultaat bedraagt tot en met het eerste kwartaal van 2023 ongeveer € 750.000. Gebruik en verbruik van middelen
Het programma kent ook in 2023 een structurele investering van € 200.000 voor het doen van financiële investeringen en een incidentele investering van € 250.000 voor het realiseren van de projecten. Het bedrag van € 250.000 is omgezet in uren die medewerkers kunnen besteden aan het leiden van of meewerken aan de diverse projecten. De uitputting bedraagt op 1 april 2023 249 uur en komt overeen met de planning van de deelprojecten. De structurele investering van € 200.000 is per 1 april 2023 aangesproken voor een waarde van ongeveer € 59.000.

Betrokkenheid deelnemers
In twee ambtelijke groepen nemen vertegenwoordigers van de deelnemers deel aan het project; een klankbordgroep en een werkgroep. Daarnaast krijgt het bestuur periodiek een aparte rapportage over de voortgang van het project en de realisatie van het potentieel. Ook besteedt de OMWB in de verschillende producten uit de Planning & Control-cyclus aandacht aan het project.

Als onderdeel van de professionalisering van de organisatie is er een programma kwaliteitsmanagement opgestart. Doel van dit programma is om de kwaliteit van de organisatie in breedste zin van het woord te verhogen én te borgen. Denk hierbij aan proces- en productkwaliteit, klanttevredenheid, risicomanagement enzovoort. Eind 2022 is een programmamanager kwaliteit aangesteld die het kwaliteitsmanagement in volle breedte een boost moet geven. In eerste instantie heeft procesmanagement verreweg de meeste aandacht gekregen, mede vanwege de overgang naar de Omgevingswet. Begin 2023 heeft de eerste directiebeoordeling plaatsgevonden, om zodoende focus te krijgen op de prioriteiten van het kern-MT.

Het programma Strategisch HRM kent vier pijlers. Cultuur en leiderschap, recruitment, loopbaanontwikkeling en vitaliteit. Iedere pijler heeft deelprojecten, een eigen dynamiek en planning. De opbrengst van de diverse projecten moet uiteindelijk een positieve bijdrage leveren aan het imago van de OMWB als goede werkgever, voor toekomstige en huidige medewerkers.

In 2023 komt het cultuur- en leiderschapstraject tot afronding. In eerdere samenwerksessies heeft een groep van ongeveer veertig medewerkers de huidige en gewenste cultuur beschreven en zijn er drie kernthema’s voor de ontwikkeling van de OMWB geformuleerd. Voor de verdere concretisering is ondersteuning van een externe partij gewenst en uitgevraagd; Ardis ondersteunt hierbij met zogenaamde topdagen voor het management en werkvormen op medewerkersniveau. De organisatie zal als resultaat van dit traject een impuls krijgen die helpt bij de uitdagingen die onder andere de Omgevingswet ons
brengt. De kosten blijven binnen budget.

Bij recruitment is geïnvesteerd in een tijdelijke recruiter die ons helpt bij het scherper krijgen van het wervingsproces en ons instrumenten aanreikt om de juiste kandidaat te vinden. We bouwen voort op de eerder ingezette koers. Denk hierbij aan onze wervingscampagne ‘kijk om je heen’ met het daarbij behorende instrumentarium. Binnenkort hebben we onze jaarlijkse inhouse-dag, waarbij (latent) werkzoekenden kennis maken met de OMWB. Er zijn voor dit jaar 25 aanmeldingen, een record.

Bij loopbaanontwikkeling komen in dit jaar ons traineeprogramma en het MD-traject tot afronding. Het MD-traject heeft al resultaat gehad, twee intern opgeleide medewerkers zijn in de afgelopen maanden benoemd tot teammanager. Last but not least, de pijler vitaliteit is van start gegaan met het eerste grote traject: het uitvoeren van het Preventief Medisch Onderzoek. Iedere medewerker heeft de kans om zich medisch te laten doorlichten door Meditel.

De OMWB ontwikkelt en adviseert gezamenlijk met en voor deelnemers op inhoudelijke thema’s. De afdeling Bedrijfsvoering ondersteunt deze inhoudelijke ontwikkelingen zoals kompas, circulaire economie en ZZS. Dit doen we door de juiste communicatiemiddelen in te zetten, informatie te vergaren en te ontsluiten en de juiste HR instrumenten (zoals opleidingen) in te zetten. We merken dat de roep voor het ontsluiten van data met de daarbij behorende informatieproducten steeds luider wordt.

Naast bovenstaande kernthema’s kent de afdeling Bedrijfsvoering haar eigen plannen en prioriteiten. Veelal ingegeven door wijzigingen in wet- en regelgeving. Of vanuit een verbetering voor de uitvoering van de primaire en secundaire processen.

Aansluiting bij landelijke standaarden en systemen
De intrede van de Omgevingswet houdt in dat het Digitaal Stelstel Omgevingswet (DSO) operationeel zal zijn. Naast deze landelijke voorziening moet ook ons eigen VTH-systeem gekoppeld worden. De firma Roxit is hiervoor verantwoordelijk. De verdere doorontwikkeling van de diverse landelijke voorzieningen vindt in 2023 plaats.

Het Register Externe Veiligheid (REV) moet in 2024 operationeel, het betekent dat alle bronhouders van de data hun aansluiting op de juiste wijze dan hebben geordend en gekoppeld. Een belangrijke vraag is welke rol de omgevingsdiensten willen, kunnen en moeten spelen bij het inrichten en onderhouden van het REV.

Informatiebeveiliging
In 2022 is het informatiebeveiligingsbeleid door het dagelijks bestuur vastgesteld. De volgende stap is het maken van een informatiebeveiligingsplan. Vanuit dit plan worden diverse acties uitgewerkt, zoals het aanpassen van beleid ten aanzien van applicatie-acceptatie, wachtwoordbeleid en andere onderwerpen. Het voldoen aan de BIO (Baseline Informatiebeveiliging Overheid) is een must. Daarnaast worden er in het kader van bewustwording kwartaalgewijs campagnes gelanceerd die tot doel hebben om medewerkers bewust te maken van de risico’s die digitaal werken met zich meebrengt.

De afgelopen periode heeft laten zien dat hybride werken een vlucht heeft genomen. De tijd moet uitwijzen of de verhouding tussen thuisen kantoorwerken op hetzelfde niveau blijft. We blijven investeren in het hybride werken, dat blijft nodig.

In de loop van dit jaar moet duidelijk worden hoe uiteindelijk de werkomgeving in het pand ingevuld wordt. We doen dit in overleg met de verhuurder, die zelf worstelt met de invulling van het gehele kantoorpand. We zijn helaas sterk afhankelijk van de verhuurder en zijn plannen.

Op 14 december 2021 heeft de Eerste Kamer ingestemd met het wetsvoorstel tot aanpassing van de Wet gemeenschappelijke regelingen (de Wet versterking legitimiteit gemeenschappelijke regelingen). De ingangsdatum is bepaald op 1 juli 2022, waarbij een implementatietermijn geldt van twee jaar. Deze wetswijziging heeft gevolgen voor de gemeenschappelijke regeling (GR) van de OMWB.

Het wetsvoorstel introduceert nieuwe instrumenten waarmee gemeenteraden en Provinciale Staten hun controlerende en kaderstellende taken beter kunnen uitvoeren.

De afgelopen maanden hebben diverse werkgroepen zich beziggehouden met de (mogelijke) consequenties. De OMWB heeft hier als trekker een belangrijke rol in gespeeld. De diverse voorstellen komen op korte termijn op de bestuurlijke tafel.