Deze paragraaf gaat in op de activiteiten van de afdeling Bedrijfsvoering in de eerste maanden van 2025. Deze afdeling zorgt voor goede financiële- en HRM-processen, een goed functionerende ICT-omgeving, communicatieve organisatie en degelijke facilitaire ondersteuning. Daarnaast beschikt de afdeling over adviseurs die de organisatie bijstaan rondom vraagstukken op bedrijfsvoeringsthema’s.
In dit hoofdstuk geven we de stand van zaken van eerder aangekondigde grotere ontwikkelingen.
In 2025 ontwerpen en implementeren we een continue cyclus voor het monitoren van de medewerkersbetrokkenheid en -tevredenheid. De OMWB maakt hierbij gebruik van de landelijke Internetspiegel, waardoor het mogelijk is om de resultaten te benchmarken ten opzichte van andere overheidsdiensten. In het eerste kwartaal werd het contract ondertekend en ging de projectgroep aan de slag met de voorbereiding van de eerste meting, die in mei plaatsvindt.
Het verzuim is nog altijd hoger dan de doelstelling, namelijk 6,2% (year to date, peildatum 25 april). De oorzaak ligt bij langdurig verzuim. Er loopt een aanbesteding voor een nieuwe arbodienstverlener. Met de nieuwe partij gaan we werken aan een effectieve aanpak van verzuim. Daarnaast investeert de organisatie in preventie. Het vitaliteitsprogramma zetten we voort met thema's als omgaan met stress, voeding, beweging en werk-privé balans.
Door het aannemen van een recruiter (per januari) is de organisatie in staat om verdere stappen te zetten op het gebied van recruitment. Dit is nodig vanwege de krappe arbeidsmarkt, maar ook vanwege het vervangen van zzp'ers door medewerkers in dienst van de OMWB. De kwaliteit en snelheid van werving- en selectieprocedures is vergroot. Tot en met 25 april namen we reeds 27 nieuwe medewerkers aan, ten opzichte van een uitstroom van 18. Daarnaast zetten we in op algemene wervingsactiviteiten, arbeidsmarktcampagnes, career events bij opleidingsinstanties en de OMWB Inhouse-dag.
Datagedreven werken
In 2025 startte het Programma Datagedreven werken. Het programma richt zich op de inspanningen op het gebied van het verzamelen, ontwikkelen en toepassen van data. Het resultaat brengt daaruit resulterende informatie organisatiebreed en in samenhang voort. Het programma zoekt de balans tussen enerzijds het ontwikkelen van informatieoplossingen. Anderzijds richt het zich op inrichten van de noodzakelijke processen, taken en rollen om het datagedreven werken op robuuste wijze te implementeren in onze organisatie. De gedachte bestaat dat het programma op termijn opgaat in de reguliere werkwijze van de OMWB onder de bestaande lijnverantwoordelijkheid.
Geografisch informatiesysteem (GIS)
De begroting 2025 bevat een investering voor het professionaliseren van onze GIS-organisatie. Het bevat capaciteit (2,5 FTE) voor het werven van GIS-specialisten, en een investering te doen in onze GIS-software. Na goedkeuring van de begroting startte hiervoor een Europese aanbesteding. De aanbestedingsprocedure liep een aantal maanden vertraging op waardoor de investeringen effectueren nog niet plaatsvond. We verwachten dat we de GIS-software in de tweede helft van 2025 implementeren.
Vervanging hardware
Op dit moment leaset de OMWB hardware (laptops, smartphones) bij de IT-dienstverlener. De huidige leaseperiode loopt eind 2025 af. De huidige hardware bereikt dan ook het einde van zijn economische levensduur. Het uitgangspunt is dat onze werkplek betrouwbaar, gebruiksvriendelijk, flexibel, veilig én beheersbaar blijft. We gaan over tot aanschaf van nieuwe hardware, zodat onze medewerkers op een veilige en duurzame manier kunnen blijven werken. We kiezen bij deze vervanging voor koop in plaats van lease. Dit is over de gehele levensduur goedkoper dan leasen. We verwachten de hardware tegen het einde van 2025 te kunnen vervangen. De 'oude' hardware gaat terug naar de leverancier en krijgt waar mogelijk een nieuwe bestemming.
De huidige werkplekomgeving (onder andere de huidige indeling in kantoortuinen) voldoet niet meer. De ervaringen in de coronatijd leerden ons bovendien dat medewerkers vaker thuiswerken en digitale vergaderingen een vast onderdeel van het werk vormen.
Om te komen tot een nieuwe werkplekinrichting startte in 2023 een proces, met medewerkers. In de eerste helft van 2024 gaf een externe partner in samenwerking met medewerkers van de OMWB in drie sessies invulling aan de toekomstige inrichting van ons pand. Het Dagelijks Bestuur sprak de voorkeur uit voor het scenario met de minste (financiële) impact, en in de begroting 2025 namen we een bedrag van € 2.000.000,- op. Op dit moment werken we aan een definitief plan voor de indeling en inrichting van het pand, als opmaat voor de aanbesteding. Deze aanbesteding vindt in het najaar plaats.
Opstart en ontwikkeling kwaliteitsmanagementsysteem (KMS)
Inmiddels zijn we gestart met het verder verbeteren van de kwaliteitsdocumenten en procesbeschrijvingen. Hiervoor maakten we een gedetailleerde projectplanning. We lopen hierin op schema.
De directie-beoordeling verder ontwikkelen
Om de input van de directiebeoordeling verder te optimaliseren en een grotere betrokkenheid vanuit de organisatie te realiseren, begonnen we vanaf maart 2025 met de zogenaamde Kaizen meetings. Hier presenteren de teammanagers op maandbasis de resultaten van hun team. Tevens zoeken we tijdens deze meetings verklaringen voor grote afwijkingen op de diverse KPI's. Een ander belangrijk onderdeel van deze meetings is de voortgang van de acties bepalen, die er uiteindelijk toe moeten leiden dat we de gestelde doelen per KPI daadwerkelijk realiseren.
Opzet klanttevredenheidsmeting
Hierop is nog geen actie ondernomen. Dit staat later in 2025 gepland.
Update naar kwaliteitscriteria 3.0
De kwaliteitscriteria zijn inmiddels geupdatet naar versie 3.0. Op dit moment vindt de consultatiefase plaats, De impact voor de OMWB brengen we momenteel in beeld. We zetten de eerste stappen in het aanpassen van de onderliggende systemen en de implementatie van competentiemanagement, dat als nieuw element aan de kwaliteitscriteria 3.0 is toegevoegd.
De MWB-norm (financieringssystematiek) is sinds een aantal jaar een robuust en transparant financieringsmodel voor een groot gedeelte van de taken van de dienst.
In navolging op de adviezen uit het rapport van de commissie Van Aartsen over de robuustheid van het VTH-stelsel ontstond het Interbestuurlijke Programma (IBP) VTH. Dit omvangrijke programma bestaat uit zes pijlers, waarbij in pijler 1 de financieringssystematiek van omgevingsdiensten één van de onderdelen is. Dit onderwerp is een ingewikkeld proces gezien de huidige diversiteit aan financieringsmethodieken landelijk en de bestuurlijke aandacht. Daarnaast spelen ook ontwikkelingen zoals het GUK en Omgevingswet een rol.
Er is afgesproken om met de deelnemers in overleg te gaan over een wellicht hernieuwde financieringssystematiek voor onze regio, waarbij bovenstaand elementen onderdeel zijn. In juni 2025 vindt er een eerste ambtelijke verkenning plaats met leden van het P&C panel.