Bedrijfsvoering

Deze paragraaf gaat in op de activiteiten van de afdeling Bedrijfsvoering in de eerste maanden van 2024. Deze afdeling zorgt voor goede financiële processen, goede HRM-processen, een goed functionerende ICT-omgeving, een communicatieve organisatie en een degelijke facilitaire ondersteuning. Daarnaast heeft de afdeling de beschikking over adviseurs die de organisatie bijstaan rondom vraagstukken op bedrijfsvoeringsthema’s.

In dit hoofdstuk wordt wordt de stand van zaken  van eerder aangekondigde grotere ontwikkelingen gegeven.

In januari 2022 zijn we gestart met het programma “van goed naar beter”. Met dit OMWB-brede programma zetten we in op effectiever werken, zodat we nog meer en nog betere kwaliteit kunnen leveren - voor hetzelfde geld - en dat we ons tegelijkertijd als dienst verder ontwikkelen (lerende organisatie). Het jaar 2024 is het afsluitende jaar van dit programma en  hebben we, net als voorgaande jaren een faseplan gemaakt, waarin alle activiteiten voor 2024 zijn uitgewerkt. Inmiddels zijn we een kwartaal in het faseplan onderweg en is de eerste kwartaalrapportage gereed. 

De realisatie van de doelen en baten van de deelprojecten loopt vooralsnog volgens planning. Er zijn in 2024 geen nieuwe projecten van start gegaan. Doel is om de nog lopende projecten rond de zomer af te ronden en de projecten die al wel afgerond zijn, maar nog niet opgeleverd zijn, op te leveren. Uitzondering hierop is het project Samenwerking deelnemers en toegankelijkheid in-en externe digitale dossiers, dit project zal nog doorlopen in 2025.

Als onderdeel van de professionalisering van de organisatie is er een programma kwaliteitsmanagement opgestart. Doel van dit programma is om de kwaliteit van de organisatie in breedste zin van het woord te verhogen én te borgen. Denk hierbij aan proces- en productkwaliteit, klanttevredenheid, risicomanagement en medewerkerstevredenheid. 

In 2022 is de basis gelegd met een aanbevelingennotitie met richtinggevende uitspraken en heeft de aankoop van een ondersteunende applicatie (Arrix) plaatsgevonden. Deze applicatie is de basis van waaruit aan kwaliteitsverbetering gewerkt gaat worden, met name op de processen. 

Dit jaar ligt de nadruk op:

• Opstart en ontwikkeling kwaliteitsmanagementsysteem (KMS).

De opzet van KMS is erop gericht om een continue verbetering van processen en bijbehorende documenten te faciliteren. Er worden zogenaamde processtewards opgeleid die binnen de teams de continue verbetering levend houden. Het systeem is gevuld met relevante documenten en processen en sinds kort live.  

• De directie-beoordeling verder ontwikkelen.

Dit instrument houdt in dat het kern MT op een gestructureerde wijze op basis van de PDCA cyclus driemaal per jaar gaat beoordelen of het kwaliteitsmanagementsysteem van OMWB geschikt, toereikend, en doeltreffend is om de strategische doelen te bereiken. In 2023 is voor het eerst met deze methodiek gewerkt en in 2024 wordt deze verbeterd.

• Medewerkerstevredenheidsonderzoek opzet en uitvoeren

Het meten van medewerkerstevredenheid is een systematisch proces waarbij organisaties de personeelstevredenheid, de betrokkenheid, en ervaringen van medewerkers evalueren. Medewerkerstevredenheid verwijst naar hoe tevreden medewerkers zijn met hun werk en werkomgeving. Medewerkerstevredenheid draagt bij aan hogere productiviteit, lager verloop, een positieve bedrijfscultuur en daarmee aan de (mate van) kwaliteit van de organisatie als geheel. 

Het laatste medewerkerstevredenheidsonderzoek stamt uit 2019. Dit najaar zal een een nieuwe meting worden uitgevoerd, de vorm waarin staat nog niet vast. 

• Opzet klanttevredenheidsmeting

De OMWB voert taken in opdracht van haar deelnemers uit. Het (gestructureerd) uitvragen van de ervaringen van onze klanten (lees: onze deelnemers) over onze dienstverlening is belangrijke input voor het verder verbeteren  van diezelfde dienstverlening. In 2024 gaan we gezamenlijk met de deelnemers werken aan een methodiek om klanttevredenheid te meten.   

• Update naar kwaliteitscriteria 3.0

 Tegelijkertijd met de ingang van de Omgevingswet zijn de kwaliteitscriteria ge-update naar versie 3.0. Op dit moment vindt de consultatiefase plaats, De impact voor de OMWB wordt binnenkort in beeld gebracht. Gezien het feit dat de OMWB zeer robuust is en qua borging in de kopgroep van OD's in Nederland zit voorzien we weinig problemen bij de implementatie van de hernieuwde kwaliteitscriteria.  

Het programma Strategisch HRM kent vier pijlers. Cultuur en leiderschap, recruitment, loopbaanontwikkeling en vitaliteit. Iedere pijler kent deelprojecten, een eigen dynamiek en planning. De opbrengst van de diverse projecten moet uiteindelijk een positieve bijdrage leveren aan het imago van de OMWB als goede werkgever, voor toekomstige en huidige medewerkers.

Het jaar 2024 staat in het teken van het uitwerken. Het vitaliteitsbeleid is eerder vastgesteld en de diverse acties waaronder de beweegweek en een training vitaliteit voor leidinggevenden zijn in Q1 uitgevoerd. Daarnaast is het ziekteverzuim bij de OMWB in de eerste maanden helaas hoger dan verwacht. Naast een aantal langdurig verzuim was er sprake van veel kortdurend verzuim door griep en corona. Vanaf april is het verzuim wel dalende, maar voor geheel 2024 is het verzuim per peildatum 1 mei 6,8%. De verwachting is dat de daling zich doorzet. 

Voor recruitment gaat de OMWB verder op de eerder ingezette koers. Denk hierbij aan de wervingscampagne ‘Kijk om je heen’ met de daarbij behorende middelen, het inzetten van job marketing en het opbouwen van contacten bij opleidingsinstanties. Op het moment van schrijven staat er een groot aantal (18) vacatures uit. De cijfers laten zien dat onze inspanningen zich uitbetalen. Uit onderzoek blijkt dat de diverse websites goed worden bezocht, en  dat in verhouding met andere organisaties veel mensen op een vacature reageren. Ons inhouse-dag (een kennismaking met de OMWB als werkgever) gaat bezocht worden door een recordaantal van minimaal 35 mensen. Dit alles laat zien dat de OMWB als werkgever in de picture staat .  

Datagedreven werken
In 2024 is het programma datagedreven werken opgezet. Het programma is erop gericht de inspanningen op het gebied van het verzamelen, ontwikkelen en toepassen van data en daaruit resulterende informatie organisatiebreed en in samenhang  voort te brengen. In het programma wordt de balans gezocht tussen enerzijds het ontwikkelen van informatieoplossingen en anderzijds het inrichten van de noodzakelijke processen, taken en rollen om het datagedreven werken op robuuste wijze te kunnen implementeren in onze  organisatie. De gedachte is dat het programma op termijn opgaat in de reguliere werkwijze van de OMWB onder de bestaande lijnverantwoordelijkheid.

In Q1 2024 is het programmaplan opgeleverd . Als onderdeel van het programma is een project digitale vaardigheden voor medewerkers opgestart. Alles binnen budget.

Geografisch informatiesysteem (GIS)
Na het opleveren van het rapport met betrekking tot de toekomstige GIS ontwikkeling is in de begroting 2025 een voorstel opgenomen om de GIS organisatie te professionaliseren. We voorzien een toename van 2,5 Fte schaal 10/11 en bijkomende  licentiekosten die ongeveer € 100.000,- gaan bedragen. De voorbereidingen voor de benodigde Europese aanbesteding zijn in gang gezet. Deze aanbesteding kan doorgang vinden zodra de begroting 2025 door het Algemeen Bestuur  is goedgekeurd.

Robotic Process Automation (RPA)
RPA is software waarmee een virtuele robot werkzaamheden van medewerkers over kan nemen. Hiervoor automatiseert hij repetitieve, rule-based processen. In 2024 is de opzet van de organisatie compleet. Dit is in de tweede begrotingswijziging geformaliseerd. De potentie is groot, zo leert de ervaring van andere omgevingsdiensten die op het gebied van RPA verder zijn. 

Informatiebeveiliging
Doel van de OMWB is om te gaan voldoen aan de voor ons geldende eisen gesteld in de Baseline Informatiebeveiliging Overheid (BIO). Daarnaast is in het Europees Parlement een voorstel aangenomen voor een verordening die strengere regels gaat vaststellen voor cyberbeveiligingsverplichtingen, risicobeheer, rapportageverplichtingen en het delen van informatie (NIS-2). Deze wetgeving kent veel overeenkomsten met de ons bekende BIO. De eisen hebben onder meer betrekking op incidentenbehandeling, beveiliging van de toeleveringsketen, encryptie en openbaarmaking van kwetsbaarheden. Alle middelgrote en grote ondernemingen in bepaalde sectoren gaan onder de wetgeving vallen. Zoveel mogelijk overheids- en openbare instanties moeten dan binnen het toepassingsgebied van de richtlijn vallen. 

Eind 2023 is onder leiding van onze CISO een nulmeting uitgevoerd met als doel om in ieder geval te voldoen aan de minimale eisen die de BIO stelt. Uit deze meting zijn een aantal aandachtspunten geformuleerd en geprioriteerd. Wel bleek dat deze aandachtspunten niet zonder extra inzet van medewerkers kunnen worden opgepakt. In  de 2e begrotingswijziging is een uitbreiding in de vorm van een Information Security en Privacy Officer opgenomen. Deze begrotingswijziging is goedgekeurd, de werving is opgestart. 

De huidige werkplekomgeving (onder andere de huidige indeling in kantoortuinen) voldoet niet meer. De ervaringen in de coronatijd leerden ons bovendien dat medewerkers vaker thuiswerken en digitale vergaderingen een vast onderdeel van het werk vormen. Zo ontstond de wens om (meer) hybride te kunnen  werken.  Inhoudelijke ontwikkelingen zoals de Omgevingswet maken dat we moeten kijken  naar een goede manier van (samen-)werken met deelnemers en partners. Daarnaast is het pand nu 11 jaar door de OMWB in gebruik en diverse onderdelen (vloerbedekking en dergelijke) zijn aan vervanging toe.  Zo geldt er inmiddels een verkoopverbod op de TL-verlichting die we in ons kantoor gebruiken. Dit leidt ertoe dat een investering in een nieuwe werkplekinrichting nodig is. 

Om te komen tot een nieuwe werkplekinrichting is in 2023 een proces gestart. In de eerste helft van 2024 is door een externe partner in samenwerking met medewerkers van de OMWB in drie sessies invulling gegeven aan de toekomstige inrichting van ons pand.  Eind maart is een document opgeleverd met daarin een aantal scenario's om de efficiëntie van het gebouw te verbeteren, maar ook de tevredenheid en productiviteit van medewerkers te optimaliseren.  Het Dagelijks Bestuur heeft de voorkeur uitgesproken voor het scenario met de minste (financiële) impact. In de begroting 2025 is een bedrag van € 2.000.000,- opgenomen.  Dit is een taakstellend budget. Na goedkeuring van de begroting 2025 zullen we starten met verdere uitwerking. 

De OMWB heeft als trekker een belangrijke rol in het gehele proces van totstandkoming van de Wet Gemeenschappelijke Regelingen gespeeld. In september 2023 is de ontwerpregeling vastgesteld in het Algemeen Bestuur. Deze is daarna toegezonden aan de colleges van de deelnemers met het verzoek om enerzijds een voorgenomen besluit te nemen tot vaststelling van de Ontwerpregeling Gemeenschappelijke regeling Omgevingsdienst Midden- en West-Brabant 2024 en anderzijds het voorgenomen besluit om een zienswijzeprocedure aan te bieden aan hun raden en Provinciale Staten.  De ingediende zienswijzen zijn ondertussen van een reactie voorzien en de regeling is op sommige punten enigszins aangepast. De definitieve regeling is aan de colleges ter goedkeuring aangeboden. Na de behandeling in de colleges zullen de diverse raden en de provinciale staten  nog hun goedkeuring geven, waarna het gehele proces kan worden afgerond. Zoals het er nu uitziet zal behandeling in de raden voor de zomervakantie plaatsvinden. De behandeling in de Staten zal na de vakantie plaatsvinden, gezamenlijk met de twee andere Brabantse omgevingsdiensten.