Weerstandsvermogen en risicobeheersing

In deze paragraaf gaan we in op de actuele risico’s in relatie tot de paragraaf uit de begroting 2024. Hierbij is aansluiting gezocht bij de paragraaf weerstandsvermogen en risicobeheersing uit de jaarrekening 2023 en de begroting 2025. In deze Burap vindt een actualisatie van de risico’s plaats en wordt een (nieuw) totaaloverzicht gepresenteerd. De risico’s hebben deels betrekking op 2024, maar zijn vooral meerjarig van aard.

In de jaarrekening 2023 is onderstaande tabel met de belangrijkste risico’s opgenomen:

Risico's	Maximaal bedrag schade	Kans op optreden risico	Gewogen risico
4. Inhuur versus vast personeel	380.000	75%	285.000
5. Transitie mens en systeem	600.000	50%	300.000
6. Problematiek arbeidsmarkt	700.000	75%	525.000
9. COVID-19/bovenmatig verzuim	315.000	80%	252.000
11. Invoering omgevingswet	1.000.000	60%	600.000
12. Kosteneffectiviteit	400.000	60%	240.000
Totaal	3.395.000		2.202.000

Toelichting op risico’s:

4. Inhuur versus vast personeel
In de begroting van de OMWB geldt als uitgangspunt dat de taken in beginsel worden verricht door het eigen personeel. Voor het jaar 2024 wordt hierbij gerekend met een declarabiliteitsnorm van 1.300 uur. Gezien de vele ontwikkelingen is de verwachting dat deze norm lastig haalbaar is. Immers, de realisatie over 2023 bedraagt 1.255 uur. Het verschil in declarabiliteit wordt opgevangen met inzet van inhuurkrachten. Deze externe inzet is duurder dan de uitvoering met eigen personeel, vandaar dat we dit opnemen in de risicotabel. De kans op dit risico is ingeschat op 75%.

Maatregelen: passende sturing op inzet van personeel.

5. Transitie mens en systeem
De eisen die gesteld worden aan onze organisatie en medewerkers blijven snel veranderen. Enerzijds de inhoud van het werk, anderzijds worden ook andere (digitale) vaardigheden gevraagd. In de opleidingen wordt hier volop aandacht aan besteed zodat werknemers hun rol binnen de organisatie optimaal kunnen vervullen. De verwachting is dat dit niet in alle individuele gevallen gaat lukken. Het totale risico dat hiermee samenhangt, wordt ingeschat op € 600.000 met een kans van maximaal 50%. 

Maatregelen: Het uitvoeren van een correct en zorgvuldig personeelsbeleid, waaronder een adequaat opleidingsprogramma. Daarnaast steeds verdere doorontwikkeling van de organisatie en onderliggende systemen.

6. Problematiek arbeidsmarkt
In aanvulling op punt 4 wordt het volgende opgemerkt: Omdat de vaste formatie nog niet op het juiste peil is in relatie tot de toenemende werkprogramma's, werkt de OMWB naast inhuur ook met trainees en net-afgestudeerden. De OMWB leidt de jonge nieuwe collega’s ‘on the job’ op, in een periode van ongeveer twee jaar. In de eerste twee jaar zijn deze collega’s nog niet volledig declarabel; de begeleiding verloopt via directe collega's van de dienst. In verband met deze noodzakelijke aanpak heeft de OMWB een tijdelijk productietekort in termen van declarabiliteit. Het maximale risico in verband hiermee is ongeveer € 700.000.

9. Bovenmatig verzuim
In de begroting van 2024 wordt gerekend met een verzuimpercentage van 5,5%. Het werkelijke percentage over 2023 bedraagt 5,5%. Het verzuim in de eerste maanden van kalenderjaar 2024 bedraagt daarentegen 6,8%. Het blijft lastig te bepalen hoe het verzuimpercentage zich de komende periode ontwikkelt. We schatten in dat een verzuimpercentage van 6% over heel 2024 reëel is. Het verschil tussen het rekenpercentage en het verwachte percentage wordt aangemerkt als risico en bedraagt afgerond € 315.000. Bij een kans van 80% betekent dit een gewogen risico van € 252.000.

11. Invoering Omgevingswet
Per 1 januari 2024 is de Omgevingswet in werking getreden. De invoering van de wet betekent een ingrijpende verandering voor de taakuitvoering. Ondanks gedegen voorbereidingen is de exacte impact van de invoering, ook financieel, nog onvoldoende duidelijk. Uit onderzoek van adviesbureau KokxDeVoogd naar het Integraal Financieel Beeld Stelselherziening Omgevingswet (zoals gepubliceerd op de website van Binnenlands Bestuur op 7 juni 2023), valt de Omgevingswet een miljard euro duurder uit. Een deel van deze kosten zal voor rekening van de OMWB komen. Hoe hoog deze kosten zullen zijn, is op dit moment nog lastig in te schatten. De eerste ervaringen tonen aan dat er een neerwaarts effect is op de kengetallen (waaronder doorlooptijden) waardoor het risico bestaat dat de werkprogramma's niet volledig gerealiseerd kunnen worden. Gezien de grote onduidelijkheden die er op dit moment nog zijn, wordt de risico-inschatting en de kans van optreden gehandhaafd op het niveau van de 2e Burap 2023 en Begroting 2024. 

12. Kosteneffectiviteit
Volgend uit het kosteneffectiviteitsonderzoek is een intern besparingspotentieel van € 1,7 miljoen opgehaald. In de jaren 2022 tot en met 2024 zijn de verschillende maatregelen doorgevoerd in de begroting respectievelijk meerjarenraming. De afhankelijkheid van derden maakt een volledige realisatie van afzonderlijke maatregelen onzeker. Per jaareinde 2023 is reeds een bedrag van afgerond € 1,3 miljoen gerealiseerd; er resteert daarom een maximaal schadebedrag van ongeveer € 400.000 (€ 1,7 miljoen -/- € 1,3 miljoen). Om tegemoet te komen aan het geraamde potentieel is 60% van de totale waarde als risico aangemerkt, per saldo € 240.000. Dit betreft met name het potentieel van het deelproject archivering, waarbij realisatie mede afhankelijk is van de inzet van deelnemers om hun archieven te digitaliseren.

Onderstaande tabel geeft de geactualiseerde risico-inventarisatie per 1 mei 2024 weer:

Risico's	Maximaal bedrag schade	Kans op optreden risico	Gewogen risico
4. inhuur versus vast personeel	380.000	75%	285.000
5. Transitie mens en systeem	600.000	50%	300.000
6. Problematiek arbeidsmarkt	700.000	75%	525.000
9. Bovenmatig verzuim	315.000	80%	252.000
11. Invoering Omgevingswet	1.000.000	60%	600.000
12. Kosteneffectiviteit	400.000	60%	240.000
Totaal	3.395.000		2.202.000

In aanvulling op bovenstaande tabel blijft er aandacht voor het volgende.  Bij de inwerkingtreding van de Omgevingswet verschuift het bevoegd gezag voor bodem en ondergrond en de daaraan verbonden VTH-(basis)taken voor een groot deel van de provincie naar de gemeenten. Voor de begroting 2024 is van de impact hiervan op het werkprogramma van de OMWB een inschatting gemaakt en zijn bedragen opgenomen in de bijdrage van de deelnemers. Het is nog niet volledig duidelijk of deze bijdrage voldoende is om de kosten van de overgekomen taken volledig te dekken. In de 2e Burap 2024 zullen we hier verder op ingaan.

Beschikbaar weerstandsvermogen
De weerstandscapaciteit bestaat uit de algemene reserve. De algemene reserve bedraagt eind 2023 € 2.092.000. Uitgaande van het actuele risicoprofiel van € 2.202.000 is de weerstandsratio 0,95. Dit wordt volgens de waarderingstabel van het Nederlands Adviesbureau Risicomanagement (NAR) gekwalificeerd als ‘matig’. In de jaarrekening 2022 bedroeg de weerstandsratio 1,10 (‘voldoende’). Indien de algemene reserve conform de Financiële Verordening (maximaal 8%) wordt aangepast, bedraagt de weerstandsratio 1,45 ('ruim voldoende'). In de resultaatbestemming 2023 zal aan het AB een voorstel worden gedaan dat aansluit op de Financiële Verordening.