Bedrijfsvoering

Deze paragraaf gaat in op de activiteiten van de afdeling bedrijfsvoering in de eerste acht maanden van 2023. Het reguliere werk van de afdeling zorgt voor goede financiële processen, goede HRM-processen, een goed functionerende ICT-omgeving, een communicatieve organisatie en een degelijke facilitaire ondersteuning. Daarnaast heeft de afdeling de beschikking over adviseurs die de organisatie adviseren op bedrijfsvoeringsthema’s.

De OMWB kent een aantal (inhoudelijke) kernthema’s: de Omgevingswet, professionalisering, strategisch HRM, VTHKA instrumentarium en verkenningen. De afdeling bedrijfsvoering heeft in deze programma’s en  projecten veelal een ondersteunende rol. Enerzijds faciliterend, maar ook adviserend.

In dit hoofdstuk wordt achtereenvolgens stilgestaan bij de inbreng van bedrijfsvoering bij de kernthema’s. Daarna worden er diverse andere ontwikkelingen beschreven.

De ingangsdatum staat op 1 januari 2024. Voor bedrijfsvoering betekent dit dat de inzet op het gebied van HRM (opleidingen) en communicatie geïntensiveerd is om zo de landing van de gevolgen van de wet binnen de  organisatie zo goed mogelijk te begeleiden.

De ICT-technische kant van de intrede van de wet is van wezenlijke betekenis. Het Digitaal Stelstel Omgevingswet zal vanaf de ingangsdatum aangesloten en operationeel moeten zijn.

De grootste uitdaging is de update van ons VTH-systeem. We maken op dit moment gebruik van ‘Squit 20/20’. De firma Visma/Roxit heeft naar aanleiding van aanhoudende technische problemen een stap voorwaarts  gezet en gaat de applicatie vervangen door een opvolger: ‘Rx.Mission’. De update van ‘Squit 20/20’ naar ‘Rx.Mission’ vindt op 10 oktober 2023 plaats. Daarna zullen er nog aanpassingen binnen ‘Rx.Mission’ volgen om  de applicatie geschikt te maken voor het ondersteunen van de Omgevingswet. Deze aanpassingen moeten op 1 januari zijn doorgevoerd. We lopen nog op schema.

In 2022 is in opdracht van het Algemeen Bestuur het programma ‘Van goed naar beter’ van start gegaan. Dit programma behelst het effectueren van het (financieel) potentieel van het onderzoek naar kosteneffectiviteit van december 2020. Het programma wordt in meerdere fasen uitgewerkt.

Stand van zaken
De cumulatieve financiële effecten van de activiteiten van het programma zijn in 2023 ingeschat op € 1,3 miljoen. In het faseplan van 2023 zijn de activiteiten en hun effecten in detail uitgewerkt en wordt de voortgang met het bestuur besproken. Het programma loopt op schema en beweegt zich nog steeds in de richting van de gestelde doelen.

Realisatie van inspanningen en resultaten
De inspanningen die afgelopen twee kwartalen van 2023 zijn verricht komen overeen met de geplande inspanningen. Op de planning staat om in het derde kwartaal een aantal afgeronde projecten uit 2022 te gaan  rapporteren. Zij zullen bijdragen aan het resultaat van 2023. Het gezamenlijke financiële resultaat bedraagt tot en met het tweede kwartaal van 2023 ongeveer € 765.000.

Gebruik en verbruik van middelen
Het programma kent ook in 2023 een structurele investering van € 200.000 voor het doen van financiële investeringen en een incidentele investering van € 250.000 voor het realiseren van de projecten. Het bedrag  van € 250.000 is omgezet in uren die medewerkers kunnen besteden aan het leiden van of meewerken aan de diverse projecten. De uitputting bedraagt op 1 juli 2023 606 uur en komt overeen met de planning van de  deelprojecten. De structurele investering van € 200.000 is per 1 juli 2023 aangesproken voor een waarde van ongeveer € 128.000.

Betrokkenheid deelnemers
In twee ambtelijke groepen nemen vertegenwoordigers van de deelnemers deel aan het project; een klankbordgroep en een werkgroep. Daarnaast krijgt het bestuur periodiek een aparte rapportage over de voortgang van het project en de realisatie van het potentieel. Ook besteedt de OMWB in de verschillende producten uit de Planning & Control-cyclus aandacht aan het project.

Als onderdeel van de professionalisering van de organisatie is er een programma kwaliteitsmanagement opgestart. Doel van dit programma is om de kwaliteit van de organisatie in de breedste zin van het woord te  verhogen én te borgen. Denk hierbij aan proces- en productkwaliteit, klanttevredenheid, risicomanagement, enzovoort. Eind 2022 is een programmamanager kwaliteit aangesteld die het kwaliteitsmanagement in de  volle breedte een boost moet geven. In eerste instantie heeft procesmanagement verreweg de meeste aandacht gekregen, mede vanwege de overgang naar de Omgevingswet. Begin 2023 heeft de eerste  directiebeoordeling plaatsgevonden, om zodoende focus te krijgen op de prioriteiten van het kern-MT. Het kwaliteitsmanagementsysteem ‘Arrix’ is geïmplementeerd; dit maakt het mogelijk om gestructureerd te  werken aan verbetering van de processen.

Het programma Strategisch HRM kent vier pijlers. Cultuur en leiderschap, recruitment, loopbaanontwikkeling en vitaliteit. Ieder pijler heeft deelprojecten, een eigen dynamiek en planning. De opbrengst van de diverse projecten moet uiteindelijk een positieve bijdrage leveren aan het imago van de OMWB als goede werkgever, voor toekomstige en huidige medewerkers.

In september 2023 komt het cultuur- en leiderschapstraject tot afronding. In eerdere samenwerksessies heeft een groep van ongeveer veertig medewerkers de huidige en gewenste cultuur beschreven en zijn er drie  kernthema’s voor de ontwikkeling van de OMWB geformuleerd. Voor de verdere concretisering is ondersteuning van een externe partij gewenst en uitgevraagd; organisatieadviesbureau Ardis ondersteunt hierbij met  zogenaamde topdagen voor het management en werkvormen op medewerkersniveau. De organisatie zal als resultaat van dit traject een impuls krijgen die helpt bij de uitdagingen die onder andere de Omgevingswet  met zich meebrengt. De kosten blijven binnen budget.

Bij recruitment is geïnvesteerd in een tijdelijke recruiter die ons helpt bij het scherper krijgen van het wervingsproces en ons instrumenten aanreikt om de juiste kandidaat te vinden. We bouwen voort op de eerder  ingezette koers. Denk hierbij aan onze wervingscampagne ‘kijk om je heen’ met het daarbij behorende instrumentarium. Het werving- en selectiebeleid wordt opgefrist en binnenkort voorgelegd aan de OR.

Bij loopbaanontwikkeling komen in dit jaar ons traineeprogramma en het MD-traject tot afronding. Het MD-traject heeft al resultaat gehad: twee intern opgeleide medewerkers zijn in de afgelopen maanden benoemd  tot teammanager. Last but not least, de pijler ‘vitaliteit’ is van start gegaan met het eerste grote traject: het uitvoeren van het Preventief Medisch Onderzoek. Iedere medewerker had de kans om zich medisch te laten  doorlichten door medische organisatie Meditel. De persoonlijke rapportages zijn klaar, de organisatie- rapportage is in concept klaar.

De OMWB ontwikkelt en adviseert gezamenlijk met en voor deelnemers op inhoudelijke thema’s. De afdeling Bedrijfsvoering ondersteunt deze inhoudelijke ontwikkelingen zoals kompas, circulaire economie en ZZS.  Dit doen we door de juiste communicatiemiddelen in te zetten, informatie te vergaren en te ontsluiten en de juiste HR-instrumenten (zoals opleidingen) in te zetten. We merken dat de roep voor het ontsluiten van data  met de daarbij behorende informatieproducten steeds luider wordt.

Naast bovenstaande kernthema’s kent de afdeling Bedrijfsvoering haar eigen plannen en prioriteiten. Veelal ingegeven door wijzigingen in wet- en regelgeving. Of vanuit een verbetering voor de uitvoering van de primaire en secundaire processen.

Aansluiting bij landelijke standaarden en systemen
De intrede van de Omgevingswet houdt in dat ook het Digitaal Stelstel Omgevingswet (DSO) operationeel zal zijn. Naast deze landelijke voorziening moet ook ons eigen VTH-systeem gekoppeld worden. De firma Roxit is hiervoor verantwoordelijk.

Het Register Externe Veiligheid (REV) moet in 2024 operationeel zijn; het betekent dat alle bronhouders van de data hun aansluiting op de juiste wijze dan hebben geordend en gekoppeld. Een belangrijke vraag is welke rol de omgevingsdiensten willen, kunnen en moeten spelen bij het inrichten en onderhouden van het REV.

Informatiebeveiliging
In 2022 is het informatiebeveiligingsbeleid door het Dagelijks bestuur vastgesteld. De volgende stap is het maken van een informatiebeveiligingsplan. Vanuit dit plan worden diverse acties uitgewerkt, zoals het aanpassen van beleid ten aanzien van applicatie-acceptatie, wachtwoordbeleid en andere onderwerpen. Het voldoen aan de BIO (Baseline Informatiebeveiliging Overheid) is een must. Daarnaast worden er in het  kader van bewustwording kwartaalgewijs campagnes gelanceerd die tot doel hebben om medewerkers bewust te maken van de risico’s die digitaal werken met zich meebrengt. Ter ondersteuning start per 2 oktober  2023 een nieuwe vaste CISO.

De afgelopen periode heeft laten zien dat hybride werken een grote vlucht heeft genomen. De tijd moet uitwijzen of de verhouding tussen thuis- en kantoorwerken op hetzelfde niveau blijft. We blijven investeren in het hybride werken, dat blijft nodig.

In de loop van dit jaar moet duidelijk worden hoe uiteindelijk de werkomgeving in het pand ingevuld wordt. We doen dit in overleg met de verhuurder, die zelf worstelt met de invulling van het gehele kantoorpand. We  zijn helaas sterk afhankelijk van de verhuurder en zijn plannen. Dit ligt alweer enige tijd stil.

Op 14 december 2021 heeft de Eerste Kamer ingestemd met het wetsvoorstel tot aanpassing van de Wet gemeenschappelijke regelingen (de Wet versterking legitimiteit gemeenschappelijke regelingen). De  ingangsdatum is bepaald op 1 juli 2022, waarbij een implementatietermijn geldt van twee jaar. Deze wetswijziging heeft gevolgen voor de gemeenschappelijke regeling (GR) van de OMWB. Het wetsvoorstel introduceert nieuwe instrumenten waarmee gemeenteraden en Provinciale Staten hun controlerende en kaderstellende taken beter kunnen uitvoeren.

Het AB heeft op 6 september 2023 ingestemd met de voorstellen, de colleges zijn nu aan zet om de voorstellen verder te brengen.