Weerstandsvermogen en risicobeheersing

In deze paragraaf gaan we in op de actuele risico’s in relatie tot de paragraaf uit de begroting 2023. Hierbij is aansluiting gezocht bij de paragraaf weerstandsvermogen en risicobeheersing uit de jaarrekening 2022 en de begroting 2024. In deze Burap vindt een actualisatie van de risico’s plaats en wordt een (nieuw) totaaloverzicht gepresenteerd. De risico’s hebben deels betrekking op 2023, maar zijn vooral meerjarig van aard.

In zowel de 1e Burap 2023 als de begroting 2024 is onderstaande tabel met de belangrijkste risico’s opgenomen:

Risico's	Maximaal bedrag schade	Kans op optreden risico	Gewogen risico
4. Inhuur versus vast personeel	400.000	50%	200.000
5. Transitie mens en systeem	700.000	50%	350.000
6. Problematiek arbeidsmarkt	700.000	75%	525.000
9. COVID-19/bovenmatig verzuim	265.000	80%	212.000
11. Invoering omgevingswet	1.000.000	60%	600.000
12. Kosteneffectiviteit	1.000.000	18%	180.000
Totaal	4.065.000		2.067.000

Toelichting op risico’s:

4. Inhuur versus vast personeel
In de begroting van de OMWB geldt als uitgangspunt dat in beginsel het eigen personeel de taken verricht. Het actieve wervingsbeleid (onder andere in samenwerking met de twee andere Brabantse omgevingsdiensten) heeft ertoe geleid dat de verhouding tussen vast personeel en inhuur beter in balans is gekomen. Aangezien de opdrachtportefeuille van de deelnemers van de dienst afgelopen jaren  rond de 340.000 declarabele uren op jaarbasis beweegt, heeft het management als lijn gekozen om de vaste formatie voor het primaire proces in de jaren 2021 en volgend verder uit te breiden naar een niveau van 240 fte. Aangezien het bijbehorende aantal declarabele uren ongeveer 324.000 bedraagt (m.i.v. 2023 310.000 uur als gevolg van verlaging van de declarabiliteitsnorm mede door de harmonisatie van verlofrechten), zijn we  afhankelijk van de inhuur van derden voor de uitoefening van de taken. Deze externe inzet is duurder dan de uitvoering met eigen personeel, vandaar dat we dit opnemen in de risicotabel.

Maatregelen: Dit risico is  te ondervangen door aanname van eigen personeel. Sinds 2019 worden samen met de twee andere Brabantse omgevingsdiensten initiatieven ontplooid om onze positie op de arbeidsmarkt te verbeteren. Sindsdien heeft dit al tot het aannemen van een aantal nieuwe medewerkers geleid. De druk op het werven van eigen personeel blijft echter onverminderd groot.

5. Transitie mens en systeem
De aan onze organisatie en medewerkers gestelde eisen blijven snel veranderen. Dit is enerzijds gericht op de inhoud van het werk, anderzijds zien we dat ook andere (digitale) vaardigheden worden gevraagd. In de  opleidingen wordt hier volop aandacht aan besteed zodat werknemers hun rol binnen de organisatie optimaal kunnen vervullen. De verwachting is dat dit niet in alle individuele gevallen gaat lukken. Daarnaast wordt  verwacht dat de impact van de update van ‘Squit 20/20’ naar ‘Rx.Mission’ groter is dan aanvankelijk is ingeschat. Het totale risico dat met bovenstaande samenhangt, wordt ingeschat op € 700.000 met een kans van  maximaal 50%. Dit risico is € 200.000 hoger dan vorig jaar. 

Maatregelen: Het uitvoeren van een correct en zorgvuldig personeelsbeleid, waaronder een adequaat opleidingsprogramma. Daarnaast steeds verdere  doorontwikkeling van de organisatie en onderliggende systemen.

6. Problematiek arbeidsmarkt
In aanvulling op punt 4 wordt het volgende opgemerkt: omdat de vaste formatie nog niet op het juiste peil is, werkt de OMWB naast inhuur in toenemende mate ook met trainees en net-afgestudeerden die de  omgevingsdienst in dienst neemt. De OMWB gaat de jonge nieuwe collega’s ‘on the job’ opleiden in een periode van ongeveer twee jaar. In de eerste twee jaar zijn deze collega’s nog niet volledig declarabel (eerste jaar  950 uur, tweede jaar 1.150 uur, vanaf het derde jaar volledig declarabel, dat is met ingang van 2023 1.300 uur). De begeleiding verloopt via directe collegae van de dienst. In verband met deze noodzakelijke aanpak  heeft de OMWB een tijdelijk productietekort in termen van declarabiliteit. Het maximale risico in verband hiermee is ongeveer € 700.000.

9. Bovenmatig verzuim
In de begroting van 2023 wordt gerekend met een verzuimpercentage van 5,5%. Het werkelijke percentage over 2022 bedraagt 6,3%. Het voortschrijdende verzuimpercentage per eind mei 2023 bedraagt 6,0%. Er is  dus een dalende trend zichtbaar. Het blijft echter lastig te bepalen hoe het verzuimpercentage zich de komende periode ontwikkelt. Het verschil tussen het rekenpercentage en het werkelijke percentage wordt  aangemerkt als risico en bedraagt afgerond € 265.000. De kans van optreden is hoger ingeschat en gaat van 50% naar 80%. Bij een kans van 80% betekent dit een gewogen risico van € 212.000.

11. Invoering Omgevingswet
Per 1 januari 2024 treedt de Omgevingswet in werking. De invoering van de wet betekent een ingrijpende verandering voor de taakuitvoering. Ondanks gedegen voorbereidingen is de exacte impact van de invoering,  ook financieel, nog onvoldoende duidelijk. Uit onderzoek van adviesbureau KokxDeVoogd naar het Integraal Financieel Beeld Stelselherziening Omgevingswet (zoals gepubliceerd op de website van Binnenlands  Bestuur op 7 juni 2023), valt de Omgevingswet een miljard duurder uit. Een deel van deze kosten zal voor rekening van de OMWB komen. Hoe hoog deze kosten zullen zijn, is op dit moment nog lastig in te schatten.  Gezien de grote onduidelijkheid die er nog heerst rondom de implementatie van de wet, is een risico-inschatting van circa 3% van de omzet gemaakt. De kans van optreden wordt nu hoger ingeschat en gaat van 40%  naar 60%.

12. Kosteneffectiviteit
Volgend uit het kosteneffectiviteitsonderzoek is een intern besparingspotentieel van € 1,7 miljoen opgehaald. In de jaren 2022 tot en met 2024 zijn de verschillende maatregelen doorgevoerd in de begroting  respectievelijk meerjarenraming. De afhankelijkheid van derden maakt een volledige realisatie van afzonderlijke maatregelen onzeker. Per jaareinde 2022 is reeds een bedrag van afgerond € 750.000 gerealiseerd; er  resteert derhalve een maximaal schadebedrag van ongeveer € 1 miljoen (€ 1,7 miljoen -/- € 750.000). Om tegemoet te komen aan het geraamde potentieel is 18% van de totale waarde als risico aangemerkt, per saldo €  180.000.

De tabel geeft de geactualiseerde risico-inventarisatie per 1 september 2023 weer:

Risico's	Maximaal bedrag schade	Kans op optreden risico	Gewogen risico
4. Inhuur versus vast personeel	400.000	50%	200.000
5. Transitie mens en systeem	700.000	50%	350.000
6. Problematiek arbeidsmarkt	700.000	75%	525.000
9. COVID-19/bovenmatig verzuim	265.000	80%	212.000
11. Invoering Omgevingswet	1.000.000	60%	600.000
12. Kosteneffectiviteit	1.000.000	18%	180.000
Totaal	4.065.000		2.067.000

In aanvulling op bovenstaande tabel blijft er aandacht voor de volgende twee zaken:

1. Bij de inwerkingtreding van de Omgevingswet verschuift het bevoegd gezag voor bodem en ondergrond en de daaraan verbonden VTH-(basis)taken voor een groot deel van de provincie naar de gemeenten. Voor de  begroting 2024 is van de impact hiervan op het werkprogramma van de OMWB een inschatting gemaakt en zijn bedragen opgenomen in de bijdrage van de deelnemers. Het is nog niet volledig duidelijk of deze bijdrage voldoende is om de kosten van de overgekomen taken volledig te dekken. In de 1e Burap 2024 wordt hier verder op in gegaan.

2. Afgelopen periode zijn de prijzen van olie en gas en bepaalde grondstoffen aanzienlijk gestegen en geldt een algemene stijging van prijzen van goederen en diensten. In de 1e begrotingswijziging 2023 is reeds een  aantal aanpassingen doorgevoerd. Toekomstige ontwikkelingen blijven lastig in te schatten. Indien er aanleiding toe is, wordt dit bij de 2e begrotingswijziging 2023 verwerkt.

Beschikbaar weerstandsvermogen
De weerstandscapaciteit bestaat uit de algemene reserve. De algemene reserve bedraagt ultimo 2022 € 2.092.000. Uitgaande van het actuele risicoprofiel van € 2.067.000 is de weerstandsratio 1,01. Dit wordt volgens de waarderingstabel van het Nederlands Adviesbureau Risicomanagement (NAR) gekwalificeerd als ‘voldoende’. In de jaarrekening 2022 bedroeg de weerstandsratio 1,10 (‘voldoende’).